Nahrávejte zápisy ze schůze: Co zahrnout, tipy a další

Zápisy ze schůze jsou záznamem toho, co se během schůzky odehrává, a slouží jako zásadní nástroj pro dokumentaci všech důležitých diskusí. Můžete zaznamenat zápisy z jednání? Efektivní zápis ze schůze zachycuje rozhodnutí, takže všichni budou dobře informováni, dokonce i ti, kteří to promeškali. Jak? Dnešní příspěvek vás povede a podělí se s vámi o to, co zahrnout do zápisu ze schůze, tipy, jak zápis z jednání pořizovat a další. Přejděte nyní dolů!

Co zahrnout do zápisu z jednání

Když chcete zaznamenat zápisy z jednání, je fajn, když víte, jaké důležité detaily byste měli zachytit. V zápisu ze schůzky byste měli uvést jasné shrnutí, které si později mohou vyhledat všichni účastníci schůzky. Podívejte se na následující prvky, které byste měli zahrnout, abyste zaručili, že vaše zápisy ze schůze jsou úplné a účinné.

• Podrobnosti o schůzce. Tyto podrobnosti zahrnují přesné datum a čas, místo, účastníky, ty, kteří se nemohli zúčastnit, facilitátora a body programu, o kterých se bude během schůzky diskutovat.

• Diskuse a body. Nezapomeňte stručně shrnout všechny klíčové body, mohou to být argumenty, nápady nebo návrhy.

• Rozhodnutí učiněná. Jasný záznam všech rozhodnutí, na kterých se všichni během schůzky shodli.

• Podrobnosti příští schůzky. Pokud byla naplánována, můžete uvést datum a čas příští schůzky spolu s předběžnými body programu, o kterých se bude hovořit.

Jak zaznamenat zápis z jednání

Nyní je čas zaznamenat zápisy z jednání! Vědět, jak na to, je nezbytnou dovedností, která zajišťuje uložení klíčových informací pro budoucí použití. Opatrně postupujte podle níže uvedených kroků a zaznamenejte zápisy ze schůze organizovaným způsobem.

Krok 1. Připravte si vše předem

Před zahájením schůzky si ještě jednou zkontrolujte program a seznamte se se všemi tématy, o kterých se bude diskutovat. Pokud chcete, můžete se obrátit na organizátora, aby si ujasnil některá očekávání ohledně zápisu.

Krok 2. Zaznamenejte zápis z jednání

Na začátku se ujistěte, že jste si poznamenali všechny podrobnosti, jako je datum a čas, místo, seznam účastníků včetně nepřítomných a jméno organizátora. Jak se diskuse rozvinou, věnujte pozornost všem přijatým rozhodnutím a každému úkolu.

Krok 3. Shrňte diskuse

Během sezení se zaměřte pouze na kritické detaily místo toho, abyste si je všechny zapisovali. Zachyťte každý větší spor a vyhněte se přidávání dalších informací nebo konverzací. Jakmile bylo přijato rozhodnutí, zachyťte průběh hlasování a výsledek, a to jak ty, kteří hlasovali pro, tak i proti.

Krok 4. Poznamenejte si příští schůzku

Na schůzce, pokud byla naplánována další, zaznamenejte také podrobnosti, včetně data a času, bodů programu, pokud jsou k dispozici, nebo jakékoli zmínky o tom, že budou sdíleny.

Krok 5. Kontrola a distribuce

Po dokončení zkontrolujte správnost poznámek. Ujistěte se, že je vše správně naformátováno a snadno srozumitelné. Poté jej co nejdříve rozešlete účastníkům a všem, kteří se nezúčastnili, aby byli všichni informováni.

Nezbytný nástroj pro záznam přesných zápisů z jednání

Když znáte podrobné kroky, jak zaznamenávat zápisy ze schůze, který nástroj je nejlepší k přesnému splnění úkolu? Zastavte hledání, jako AnyRec Screen Recorder je tady! Tento program vám poskytuje pouze vysoce kvalitní nahrávky a zachycuje vše na vaší obrazovce s čistotou a přesností, ať už se jedná o celou obrazovku, vybranou oblast nebo aktivní okno. A co víc, zachycuje zvuk ze systému a mikrofonu současně, což vám dává větší flexibilitu pro všechny vaše nahrávací úlohy. Můžete si také užít jeho vestavěný editor, který vám umožní ořezávat, stříhat a přidávat anotace, čímž ještě více vylepšíte zaznamenané zápisy z jednání.

Krok 1.Spusťte AnyRec Screen Recorder a vyberte možnost „Videorekordér“ ze seznamu režimů nahrávání. Dále zvolte, zda chcete zaznamenat oblast obrazovky "Plná" nebo "Vlastní". Zatažením za rámeček můžete změnit oblast snímání pro oba.

Krok 2.Chcete-li nastavit požadovaná nastavení, klikněte na tlačítko "Nastavení" a přejděte přímo na kartu "Výstup". Můžete také zapnout „Systémový zvuk“ a nahrávat zvuk ze schůzky.

Krok 3Pokud jste připraveni, klikněte na tlačítko „REC“. Během záznamu schůzky můžete na obrazovce přidávat poznámky a pořizovat snímky obrazovky prostřednictvím panelu nástrojů.

Krok 4.Po chvíli klikněte na tlačítko "Stop". Budete přesměrováni do okna náhledu, kde si můžete zkontrolovat zaznamenanou schůzku a zjistit, zda jsou u některých sekcí potřeba ořezy. Jakmile budete spokojeni, klikněte na tlačítko „Uložit“.

Oblíbené šablony zápisů z jednání

Poté, co se seznámíte s nejlepším nástrojem pro zaznamenávání zápisů ze schůzek, pomůže vám mít efektivnější proces mít šablonu. S dokonalou šablonou můžete dát jasnou strukturu všech klíčových informací. Naštěstí existuje spousta oblíbených šablon zápisů z jednání navržených tak, aby vyhovovaly vašim konkrétním formátům zápisů z jednání. Objevte nyní nejlepší šablonu pro vaše schůzky v následujícím textu.

1. Standardní šablony zápisu z jednání

Standardní šablona je vytvořena tak, aby vám poskytla základní strukturu pro nahrávání. Obvykle se používají pro běžné schůzky, kde je vyžadován minimální záznam diskusí. Tato šablona pokrývá základní informace o schůzce, jako je datum, čas, místo a účastníci, a také souhrn rozhodnutí a úkonů.

2. Podrobné šablony zápisů z jednání

Následuje podrobná šablona, která je ideální pro schůzky, které vyžadují důkladný a úplný záznam. Tento formát zápisu ze schůze obsahuje hlubší části, jako je podrobný rozpis diskusí a bodů vznesených během schůzky. Obsahuje také podnadpisy pro každou agendu, konkrétní akční body a termíny.

3. Šablony formálních zápisů z jednání

Mezitím, v tomto vzorku zápisů ze schůze, schůze správní rady nebo jiné firemní zasedání to obvykle používali. Tato šablona formátu obsahuje sekce v právním stylu pro hlasování a také podrobnosti o schůzce, např. datum, čas a účastníky. Navíc má prostor pro záznam návrhů, výsledku hlasování a případných přijatých usnesení.

4. Šablony zápisu z neformálního jednání

Na druhou stranu je neformální šablona mnohem jednodušší a používá se pro příležitostná týmová sezení. S touto šablonou zápisu z jednání zachytíte hlavní myšlenky a klíčové body. Obvykle obsahuje podrobnosti o schůzce, shrnutí a následná rozhodnutí a akce.

5. Šablony zápisu z jednání s klientem

Klientské šablony jsou vytvořeny pro záznam konverzací s klienty. Tyto šablony obsahují informace o klientech, cíle, diskuse, přijatá rozhodnutí a akční položky spolu s termíny. Má také prostor pro specifické záležitosti klienta, což pomáhá udržovat jasnou evidenci dohod.

6. Šablony zápisu z tréninku

A konečně, školicí šablony jsou pro školení nebo workshopy. Pomocí tohoto příkladu zápisu ze schůzky musíte zachytit klíčové body, aktivity, cíle a zpětnou vazbu od účastníků. Skládá se také ze vznesených otázek a výstupů ze zasedání. Je třeba poznamenat i následné úkoly po školení.

Tipy pro psaní zápisu z jednání

Než uzavřete celý tento příspěvek o nahrávání zápisů z jednání, musíte mít představu, jak jej zefektivnit. Zde je několik tipů, které vám pomohou zachytit důležité body a zajistit, aby vám zápisy z jednání byly užitečné:

• Buďte struční. Musíte se jen držet hlavních bodů, abyste se vyhnuli dalším detailům. Zaměřte se na shrnutí diskuse a přijatých rozhodnutí.

• Používejte odrážky. Použití odrážek vám pomůže rozdělit všechny informace snadno srozumitelným způsobem.

• Používejte jasná a jednoduchá slova. Vyhněte se jakémukoli složitému jazyku, protože vaším cílem je zaznamenat zápisy ze schůze, kterým každý rozumí.

• Udržujte to neutrální. Nepoužívejte žádné osobní názory; jednoduše zaznamenejte, co bylo projednáno a rozhodnuto, aniž byste byli zaujatí.

• Použijte konzistentní formát. Díky konzistentnímu formátu nebo šabloně zápisu z jednání můžete čtenářům pomoci rychle najít důležité informace.

• Zvýrazněte akční položky. Zajistěte, aby bylo možné snadno najít akční položky; můžete zvýraznit, kdo je odpovědný za každý úkol a termín.

• Zkorigovat. Než se podělíte o své minuty, dejte si čas na jejich korekturu, abyste zjistili, zda je pravopis, gramatika a formátování správné.

Související článek

• 2 způsoby, jak zaznamenat schůzky BlueJeans jako hostitel nebo účastník
• Jak nahrávat schůzky Lyncu ve vysoké kvalitě (Skype pro firmy)
• Jak zaznamenat schůzku Webex jako účastník nebo hostitel [Nové]
• Jak nahrávat schůzku přiblížení bez povolení (2025 aktualizováno)