Protokollieren von Besprechungen: Was Sie einbeziehen sollten, Tipps und mehr

Ein Besprechungsprotokoll dokumentiert den Ablauf einer Besprechung und dient als wichtiges Instrument zur Dokumentation wichtiger Diskussionen. Können Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen? Ein effektives Protokoll hält Entscheidungen fest, sodass alle gut informiert sind, auch diejenigen, die es verpasst haben. Wie? Der heutige Beitrag zeigt Ihnen, was ins Protokoll gehört, gibt Tipps, wie Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen und vieles mehr. Jetzt nach unten scrollen!

Was in Ihr Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte

Wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen möchten, ist es wichtig zu wissen, welche wichtigen Details Sie festhalten sollten. Geben Sie in Ihrem Protokoll eine klare Zusammenfassung, die später von allen Teilnehmern nachgeschlagen werden kann. Beachten Sie die folgenden Elemente, um ein vollständiges und effektives Protokoll zu gewährleisten.

• Besprechungsdetails. Zu diesen Angaben gehören das genaue Datum und die Uhrzeit, der Ort, die Teilnehmer, diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, der Moderator und die Tagesordnungspunkte, die während des Meetings besprochen werden.

• Diskussion und Punkte. Achten Sie darauf, alle wesentlichen Punkte kurz zusammenzufassen, das können Argumente, Ideen oder Vorschläge sein.

• Entscheidungen getroffen. Eine klare Aufzeichnung aller Entscheidungen, die während des Meetings von allen vereinbart wurden.

• Details zum nächsten Meeting. Wenn es geplant ist, können Sie Datum und Uhrzeit des nächsten Meetings zusammen mit vorläufigen Tagesordnungspunkten angeben, die besprochen werden.

So zeichnen Sie Besprechungsprotokolle auf

Jetzt ist es an der Zeit, das Sitzungsprotokoll zu erstellen! Wissen, wie das geht, ist unerlässlich, um wichtige Informationen für spätere Verwendung zu speichern. Befolgen Sie die folgenden Schritte sorgfältig, um das Sitzungsprotokoll geordnet zu erfassen.

Schritt 1. Alles im Voraus vorbereiten

Bevor Sie mit dem Meeting beginnen, überprüfen Sie die Tagesordnung und machen Sie sich mit allen Themen vertraut, die besprochen werden. Wenn Sie möchten, können Sie sich an den Organisator wenden, um einige Erwartungen an das Protokoll zu klären.

Schritt 2. Protokollieren Sie die Sitzung

Notieren Sie sich zu Beginn alle Details wie Datum und Uhrzeit, Ort, Teilnehmerliste (einschließlich der Abwesenden) und Name des Organisators. Achten Sie im weiteren Verlauf der Diskussionen auf alle getroffenen Entscheidungen und Aufgaben.

Schritt 3. Diskussionen zusammenfassen

Konzentrieren Sie sich während der Sitzung nur auf die entscheidenden Details, anstatt sie alle aufzuschreiben. Halten Sie alle wichtigen Argumente fest und vermeiden Sie zusätzliche Informationen oder Gespräche. Sobald eine Entscheidung gefallen ist, halten Sie den Abstimmungsprozess und das Ergebnis fest – sowohl die dafür als auch die dagegen gestimmten Personen.

Schritt 4. Notieren Sie das nächste Meeting

Notieren Sie in der Besprechung, falls eine weitere angesetzt wurde, auch die Einzelheiten, einschließlich Datum und Uhrzeit, Tagesordnungspunkte (sofern verfügbar) oder Hinweise darauf, dass diese weitergegeben werden.

Schritt 5. Überprüfen und verteilen

Überprüfen Sie nach Abschluss Ihre Notizen auf Richtigkeit. Stellen Sie sicher, dass alles korrekt formatiert und leicht verständlich ist. Verteilen Sie die Notizen anschließend so schnell wie möglich an die Teilnehmer und an alle, die nicht teilgenommen haben, damit alle auf dem Laufenden bleiben.

Unverzichtbares Tool zum Aufzeichnen präziser Besprechungsprotokolle

Nachdem Sie die detaillierten Schritte zum Protokollieren von Besprechungen kennen, stellt sich die Frage, welches Tool am besten geeignet ist, um diese Aufgabe präzise zu erledigen. Schluss mit der Suche! AnyRec Screen Recorder ist da! Dieses Programm liefert Ihnen hochwertige Aufnahmen und erfasst alles auf Ihrem Bildschirm klar und präzise – egal ob Vollbild, ausgewählter Bereich oder aktives Fenster. Darüber hinaus zeichnet es Audio vom System und Mikrofon gleichzeitig auf und bietet Ihnen so mehr Flexibilität bei Ihren Aufnahmeaufgaben. Profitieren Sie außerdem vom integrierten Editor, mit dem Sie Ihre aufgezeichneten Besprechungsprotokolle trimmen, schneiden und mit Anmerkungen versehen können, um sie noch besser zu gestalten.

Schritt 1.Führen Sie die aus AnyRec Screen Recorder Wählen Sie in der Aufnahmemodusliste die Option „Videorecorder“. Wählen Sie anschließend, ob Sie den Bildschirmbereich „Vollständig“ oder „Benutzerdefiniert“ aufnehmen möchten. Sie können den Aufnahmebereich für beide Modi durch Ziehen des Rahmens ändern.

Schritt 2.Um die gewünschten Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und wechseln Sie direkt zum Reiter „Ausgabe“. Sie können auch den „Systemton“ aktivieren, um den Ton Ihres Meetings aufzuzeichnen.

Schritt 3.Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „REC“. Während der Aufzeichnung des Meetings können Sie über die Symbolleiste Anmerkungen auf dem Bildschirm machen und Screenshots erstellen.

Schritt 4.Klicken Sie nach einer Weile auf „Stopp“. Sie werden zum Vorschaufenster weitergeleitet, wo Sie die aufgezeichnete Besprechung überprüfen und feststellen können, ob Abschnitte gekürzt werden müssen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Beliebte Vorlagen für Besprechungsprotokolle

Nachdem Sie das beste Tool zum Protokollieren von Besprechungen kennengelernt haben, hilft Ihnen eine Vorlage, den Prozess zu optimieren. Mit einer perfekten Vorlage können Sie alle wichtigen Informationen klar strukturieren. Glücklicherweise gibt es zahlreiche beliebte Vorlagen für Besprechungsprotokolle, die auf Ihre spezifischen Protokollformate zugeschnitten sind. Entdecken Sie jetzt die beste Vorlage für Ihre Besprechungen.

1. Standardvorlagen für Besprechungsprotokolle

Die Standardvorlage bietet Ihnen eine grundlegende Struktur für die Aufzeichnung. Sie wird üblicherweise für Routinebesprechungen verwendet, bei denen eine minimale Aufzeichnung der Diskussionen erforderlich ist. Diese Vorlage enthält die grundlegenden Besprechungsinformationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer sowie eine Zusammenfassung der Entscheidungen und Maßnahmen.

2. Vorlagen für detaillierte Sitzungsprotokolle

Anschließend folgt die detaillierte Vorlage, die sich ideal für Besprechungen eignet, die eine gründliche und vollständige Protokollierung erfordern. Dieses Protokollformat enthält ausführlichere Abschnitte, beispielsweise eine detaillierte Aufschlüsselung der Diskussionen und der während der Besprechung angesprochenen Punkte. Es enthält außerdem Unterüberschriften für jede Tagesordnung, spezifische Aktionspunkte und Fristen.

3. Vorlagen für formelle Sitzungsprotokolle

Dieses Beispiel für ein Sitzungsprotokoll wurde typischerweise für Vorstandssitzungen oder andere Unternehmenssitzungen verwendet. Die Formatvorlage enthält Abschnitte im juristischen Stil für Abstimmungen sowie Sitzungsdetails wie Datum, Uhrzeit und Teilnehmer. Darüber hinaus bietet sie Platz für die Aufzeichnung von Anträgen, Abstimmungsergebnissen und gefassten Beschlüssen.

4. Vorlagen für informelle Besprechungsprotokolle

Die informelle Vorlage hingegen ist deutlich unkomplizierter und eignet sich besonders für lockere Teamsitzungen. Mit dieser Protokollvorlage halten Sie die wichtigsten Ideen und Punkte fest. Sie enthält in der Regel Besprechungsdetails, eine Zusammenfassung sowie Folgeentscheidungen und -maßnahmen.

5. Vorlagen für Kundenbesprechungsprotokolle

Kundenvorlagen dienen der Aufzeichnung von Kundengesprächen. Diese Vorlagen enthalten Kundeninformationen, Ziele, Diskussionen, getroffene Entscheidungen und Maßnahmen sowie Fristen. Sie bieten außerdem Platz für kundenspezifische Anliegen und tragen so zu einer übersichtlichen Dokumentation der Vereinbarungen bei.

6. Vorlagen für Schulungsprotokolle

Die Schulungsvorlagen sind für Schulungen oder Workshops gedacht. Anhand dieses Beispiels für ein Sitzungsprotokoll müssen Sie die wichtigsten Punkte, Aktivitäten, Ziele und das Feedback der Teilnehmer festhalten. Außerdem enthält es die gestellten Fragen und Ergebnisse der Sitzung. Auch Folgeaufgaben nach der Schulung sollten notiert werden.

Tipps zum Schreiben von Besprechungsprotokollen

Bevor Sie diesen Beitrag zum Protokollieren von Besprechungen abschließen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie diese effektiver gestalten können. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, wichtige Punkte festzuhalten und sicherzustellen, dass Ihr Protokoll hilfreich ist:

• Seien Sie präzise. Sie müssen sich auf die wichtigsten Punkte beschränken und unnötige Details vermeiden. Konzentrieren Sie sich auf die Zusammenfassung der Diskussion und der getroffenen Entscheidungen.

• Nutzen Sie Aufzählungspunkte. Die Verwendung von Aufzählungszeichen hilft Ihnen dabei, alle Informationen auf leicht verständliche Weise aufzuschlüsseln.

• Verwenden Sie klare und einfache Wörter. Vermeiden Sie komplizierte Sprache, da Ihr Ziel darin besteht, ein für alle verständliches Sitzungsprotokoll zu erstellen.

• Bleiben Sie neutral. Geben Sie keine persönliche Meinung ab, sondern dokumentieren Sie einfach unvoreingenommen, was besprochen und entschieden wurde.

• Verwenden Sie ein einheitliches Format. Mit einem einheitlichen Format oder einer Vorlage für Sitzungsprotokolle können Sie den Lesern helfen, die wichtigen Informationen schnell zu finden.

• Markieren Sie Aktionselemente. Sorgen Sie dafür, dass Aktionselemente leicht zu finden sind. Sie können hervorheben, wer für die jeweilige Aufgabe und Frist verantwortlich ist.

• Korrekturgelesen. Nehmen Sie sich vor der Weitergabe Ihres Protokolls Zeit, es Korrektur zu lesen, um zu prüfen, ob Rechtschreibung, Grammatik und Formatierung korrekt sind.

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