Tallenna kokouspöytäkirjat: mitä mukaan, vinkkejä ja paljon muuta
Kokouspöytäkirja on tallenne kokouksen aikana tapahtuvista asioista, ja se on tärkeä työkalu tärkeiden keskustelujen dokumentoinnissa. Voitko tallentaa kokouspöytäkirjoja? Tehokas kokouspöytäkirja tallentaa päätökset, jotta kaikki saavat hyvin tietoa, myös niille, jotka ovat jääneet huomaamatta. Miten? Tämän päivän viesti näyttää tietä ja jakaa kanssasi kokouspöytäkirjoihin sisällytettävät asiat, vinkkejä, kokouspöytäkirjojen kirjoittamista ja paljon muuta. Vieritä alas nyt!
Opasluettelo
Mitä sisällyttää kokouspöytäkirjaan Kuinka kirjata kokouspöytäkirjat Pakollinen työkalu tarkkojen kokouspöytäkirjojen kirjaamiseen Suositut kokouspöytäkirjamallit Vinkkejä kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseenMitä sisällyttää kokouspöytäkirjaan
Kun haluat tallentaa kokouspöytäkirjoja, on mukavaa, jos tiedät, mitä tärkeitä yksityiskohtia sinun tulisi tallentaa. Kokouspöytäkirjassasi tulee esittää selkeä yhteenveto, jota kaikki kokouksen osallistujat voivat etsiä myöhemmin. Tarkista seuraavat seikat, jotka sinun tulee sisällyttää varmistaaksesi, että kokouspöytäkirjasi ovat täydelliset ja tehokkaat.
• Kokouksen tiedot. Näitä tietoja ovat tarkka päivämäärä ja aika, paikka, osallistujat, ne, jotka eivät voineet osallistua, ohjaaja ja esityslistan kohdat, joista keskustellaan koko kokouksen ajan.
• Keskustelu ja pisteet. Muista tehdä lyhyt yhteenveto kaikista tärkeistä kohdista, ne voivat olla argumentteja, ideoita tai ehdotuksia.
• Päätöksiä tehty. Selkeä kirjaa kaikista päätöksistä, joista kaikki ovat sopineet kokouksen aikana.
• Seuraavan kokouksen tiedot. Jos se oli sovittu, voit liittää mukaan seuraavan kokouksen päivämäärän ja kellonajan sekä alustavat esityslistan asiat, joista keskustellaan.
Kuinka kirjata kokouspöytäkirjat
Nyt on aika tallentaa kokouspöytäkirjat! Sen osaaminen on välttämätön taito, joka varmistaa, että tärkeät tiedot tallennetaan myöhempää tarvetta varten. Noudata huolellisesti alla olevia vaiheita tallentaaksesi kokouspöytäkirjat järjestelmällisesti.
Vaihe 1. Valmistele kaikki etukäteen
Ennen kuin aloitat kokouksen, tarkista asialista ja tutustu kaikkiin keskustelunaiheisiin. Halutessasi voit ottaa yhteyttä järjestäjään selventääksesi joitain pöytäkirjaan liittyviä odotuksia.
Vaihe 2. Tallenna kokouspöytäkirjat
Varmista aluksi, että kirjoitat muistiin kaikki tiedot, kuten päivämäärän ja kellonajan, sijainnin, osallistujaluettelon, mukaan lukien poissaolevat, ja järjestäjän nimen. Kun keskustelu etenee, kiinnitä huomiota tehtyihin päätöksiin ja jokaiseen tehtävään.
Vaihe 3. Tee yhteenveto keskusteluista
Keskity istunnon aikana vain kriittisiin yksityiskohtiin sen sijaan, että kirjoitat ne kaikki muistiin. Ota kaikki tärkeät väitteet talteen ja vältä ylimääräisten tietojen tai keskustelujen sisällyttämistä. Kun päätös on tehty, tallenna äänestysprosessi ja tulos, sekä puolesta että vastaan äänestäneet.
Vaihe 4. Merkitse muistiin seuraava kokous
Jos toinen kokous on sovittu, kirjaa kokouksessa myös tiedot, mukaan lukien päivämäärä ja aika, esityslistan kohdat, jos ne ovat saatavilla, tai maininta niiden jakamisesta.
Vaihe 5. Tarkista ja jaa
Kun olet valmis, tarkista muistiinpanosi tarkkuus. Varmista, että kaikki on muotoiltu oikein ja että se on helppo ymmärtää. Sen jälkeen jaa se osallistujille mahdollisimman pian ja kaikille niille, jotka eivät osallistuneet, jotta kaikki pysyisivät ajan tasalla.
Pakollinen työkalu tarkkojen kokouspöytäkirjojen kirjaamiseen
Kun tiedät kokouspöytäkirjojen tallentamisen yksityiskohtaiset vaiheet, mikä työkalu on paras tehtävän suorittamiseen tarkasti? Lopeta haku, koska AnyRec Screen Recorder on täällä! Tämä ohjelma antaa sinulle vain korkealaatuisia tallenteita, ja se tallentaa kaiken näytölläsi selkeästi ja tarkasti, olipa kyseessä koko näyttö, valittu alue tai aktiivinen ikkuna. Lisäksi se tallentaa ääntä järjestelmästä ja mikrofonista samanaikaisesti, mikä antaa sinulle enemmän joustavuutta kaikissa tallennustehtävissäsi. Voit myös nauttia sen sisäänrakennetusta editorista, jonka avulla voit leikata, leikata ja lisätä huomautuksia, mikä parantaa tallennettuja kokouspöytäkirjoja entisestään.
Tallenna kokoustapahtumat samanaikaisesti äänen ja verkkokameran avulla.
Hanki haluamasi laatu mukautettavien tallennusasetusten avulla.
Tarjoa reaaliaikaisia huomautuksia ja ota kuvakaappauksia nopeasti pikanäppäimillä.
Tallenna tallennetut kokouspöytäkirjat muodoissa, kuten MP4, MOV, AVI jne.
100% suojattu
100% suojattu
Vaihe 1.Suorita AnyRec Screen Recorder ja valitse "Video Recorder" -vaihtoehto tallennustilaluettelosta. Valitse seuraavaksi, haluatko tallentaa "Täysi" tai "Muokattu" näyttöalueen. Voit vaihtaa molempien kuvausaluetta vetämällä kehyksestä.
Vaihe 2.Aseta haluamasi asetukset napsauttamalla "Asetukset" -painiketta ja siirry suoraan "Tuloste"-välilehteen. Voit myös ottaa "Järjestelmän äänen" käyttöön äänittääksesi ääntä kokouksestasi.
Vaihe 3.Jos olet valmis, napsauta "REC"-painiketta. Kokouksen tallennuksen aikana voit vapaasti merkitä näytöllä ja ottaa kuvakaappauksia työkalupalkin kautta.
Vaihe 4.Napsauta hetken kuluttua "Stop"-painiketta. Sinut ohjataan esikatseluikkunaan, jossa voit tarkistaa tallennetun kokouksen ja nähdä, tarvitaanko joihinkin osioihin leikkausta. Kun olet tyytyväinen, napsauta "Tallenna" -painiketta.
100% suojattu
100% suojattu
Suositut kokouspöytäkirjamallit
Kun olet tutustunut parhaaseen työkaluun kokouspöytäkirjojen tallentamiseen, voit yksinkertaistaa prosessia mallin avulla. Täydellisen mallin avulla voit antaa selkeän rakenteen kaikista tärkeistä tiedoista. Onneksi on olemassa monia suosittuja kokouspöytämalleja, jotka on suunniteltu vastaamaan tiettyjä kokouspöytäkirjamuotojasi. Löydä nyt paras malli kokouksiasi varten seuraavasta.
1. Tavalliset kokouspöytäkirjamallit
Vakiomalli on tehty antamaan sinulle perusrakenne tallennusta varten. Niitä käytetään yleensä rutiinikokouksiin, joissa vaaditaan minimaalista keskustelua. Tämä malli kattaa kokouksen perustiedot, kuten päivämäärän, kellonajan, paikan ja osallistujat, sekä yhteenvedon päätöksistä ja toimenpiteistä.
2. Yksityiskohtaiset kokouspöytäkirjamallit
Tämän jälkeen on yksityiskohtainen malli, joka sopii täydellisesti kokouksiin, jotka vaativat perusteellisen ja täydellisen pöytäkirjan. Tämä kokouspöytäkirjamuoto sisältää syvempiä osia, kuten yksityiskohtaisen jaottelun keskusteluista ja kokouksen aikana tehdyistä seikoista. Se sisältää myös alaotsikot kullekin asialistalle, erityisille toimintakohteille ja määräajoille.
3. Muodollisten kokouspöytäkirjojen mallit
Sillä välin tässä kokouspöytäkirjassa käytettiin tätä tyypillisesti hallituksen kokouksissa tai muissa yritysistunnoissa. Tämä mallipohja sisältää lakityyliset osiot äänestystä varten sekä kokouksen tiedot, kuten päivämäärän, kellonajan ja osallistujat. Lisäksi siinä on tilaa esityksille, äänestystuloksille ja hyväksytyille päätöksille.
4. Epävirallisten kokouspöytäkirjojen mallit
Toisaalta epävirallinen malli on paljon helpompaa ja sitä käytetään satunnaisiin tiimiistuntoihin. Tällä kokouspöytäkirjamallilla tallennat tärkeimmät ideat ja avainkohdat. Siinä on yleensä kokouksen yksityiskohdat, yhteenveto ja seurantapäätökset ja toimet.
5. Asiakaskokouspöytäkirjamallit
Asiakasmallipohjat on suunniteltu tallentamaan keskusteluja asiakkaiden kanssa. Nämä mallit sisältävät asiakastiedot, tavoitteet, keskustelut, tehdyt päätökset ja toimintakohteet sekä määräajat. Siinä on tilaa myös asiakaskohtaisille huolenaiheille, mikä auttaa ylläpitämään selkeää kirjaa sopimuksista.
6. Koulutuskokouksen pöytäkirjamallit
Lopuksi koulutusmallit ovat koulutustilaisuuksia tai työpajoja varten. Tämän kokouspöytäkirjan esimerkin avulla sinun on tallennettava avainkohdat, toiminnot, tavoitteet ja osallistujien palaute. Se sisältää myös istunnon esille tuotuja kysymyksiä ja tuloksia. Myös koulutuksen jälkeiset seurantatehtävät tulee huomioida.
Vinkkejä kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen
Ennen kuin suljet tämän kokouspöytäkirjojen tallentamista koskevan koko viestin, sinulla on oltava idea siitä, kuinka voit tehdä siitä tehokkaamman. Tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit tallentaa tärkeät kohdat ja varmistaa, että kokouspöytäkirjat ovat hyödyllisiä:
• Ole ytimekäs. Sinun on vain pysyttävä pääkohdista välttääksesi ylimääräisiä yksityiskohtia. Keskity keskustelun ja tehtyjen päätösten yhteenvetoon.
• Käytä Bullet Points -pisteitä. Luettelokohtien käyttäminen auttaa sinua erittelemään kaikki tiedot helposti ymmärrettävällä tavalla.
• Käytä selkeitä ja yksinkertaisia sanoja. Vältä monimutkaista kielenkäyttöä, koska tavoitteenasi on tallentaa kokouspöytäkirjat, jotka kaikki ymmärtävät.
• Pidä se neutraalina. Älä käytä henkilökohtaisia mielipiteitä; yksinkertaisesti kirjaa ylös, mistä keskusteltiin ja päätettiin olematta puolueellinen.
• Käytä johdonmukaista muotoa. Johdonmukaisen kokouspöytäkirjamuodon tai -mallin avulla voit auttaa lukijoita löytämään tärkeät tiedot nopeasti.
• Korosta toimintokohteet. Varmista, että toimintokohteet ovat helposti löydettävissä; voit korostaa, kuka on vastuussa kustakin tehtävästä ja määräajasta.
• Oikoluettu. Ennen kuin jaat minuuttisi, anna aikaa oikolukea ne nähdäksesi, ovatko oikeinkirjoitus, kielioppi ja muotoilu oikein.
Johtopäätös
Yhteenvetona voidaan todeta, että kokouspöytäkirjojen kirjaamisen tietäminen tänään varmistaa, että kaikki keskeiset päätökset, toimintakohdat ja yleiset keskustelut dokumentoidaan kaikkien tulevaa käyttöä varten. Vinkkien ja oikean lähestymistavan avulla voit saada selkeän muodon, joka pitää kaikki hyvin ajan tasalla. Jos haluat tallentaa kaikki kokoukset helposti, AnyRec Screen Recorder sisältää vastauksen! Sen avulla voit tallentaa videokokouksia tarkasti näytöltäsi ja nauti huomautuksista, muokkauksesta ja muista mukauttamisominaisuuksista. Virtaviivaista kokouspöytäkirjojen tallentamista tällä upealla ohjelmalla.
100% suojattu
100% suojattu
