Registrare i verbali delle riunioni: cosa includere, suggerimenti e altro

I verbali delle riunioni sono la registrazione di ciò che avviene durante una riunione, fungendo da strumento cruciale per documentare qualsiasi discussione importante. Puoi registrare i verbali delle riunioni? Prendere un verbale efficace delle riunioni cattura le decisioni in modo che tutti siano ben informati, anche coloro che non hanno partecipato. Come? Il post di oggi ti guiderà, condividendo con te cosa includere nei verbali delle riunioni, suggerimenti, come prendere i verbali delle riunioni e altro ancora. Scorri verso il basso ora!

Cosa includere nel verbale della riunione

Quando vuoi registrare i verbali di una riunione, è bene sapere quali sono i dettagli importanti che dovresti catturare. Nei verbali della riunione, dovresti fornire un riepilogo chiaro che può essere consultato in seguito da tutti i partecipanti. Dai un'occhiata ai seguenti elementi che dovresti includere per garantire che i verbali della riunione siano completi ed efficaci.

• Dettagli della riunione. Questi dettagli includono la data e l'ora esatte, il luogo, i partecipanti, coloro che non hanno potuto partecipare, il facilitatore e gli argomenti all'ordine del giorno che saranno discussi durante la riunione.

• Discussione e punti. Assicurati di riassumere brevemente tutti i punti cruciali, che siano argomenti, idee o proposte.

• Decisioni prese. Una registrazione chiara di tutte le decisioni prese da tutti durante la riunione.

• Dettagli sul prossimo incontro. Se è stato programmato, puoi includere la data e l'ora della prossima riunione insieme ai punti preliminari all'ordine del giorno di cui si parlerà.

Come registrare i verbali delle riunioni

Ora è il momento di registrare i verbali delle riunioni! Sapere come farlo è un'abilità necessaria che assicura che le informazioni cruciali siano salvate per riferimento futuro. Segui attentamente i passaggi sottostanti per registrare i verbali delle riunioni in modo organizzato.

Fase 1. Preparare tutto in anticipo

Prima di iniziare la riunione, ricontrolla l'ordine del giorno e familiarizza con tutti gli argomenti che saranno discussi. Se vuoi, puoi contattare l'organizzatore per chiarire alcune aspettative per i verbali.

Passaggio 2. Registrare i verbali della riunione

All'inizio, assicurati di annotare tutti i dettagli, come data e ora, luogo, elenco dei partecipanti, inclusi gli assenti, e nome dell'organizzatore. Mentre le discussioni si svolgono, presta attenzione a tutte le decisioni prese e a ogni compito.

Passaggio 3. Riassumere le discussioni

Durante la sessione, concentrati solo sui dettagli critici invece di scriverli tutti. Cattura ogni argomento importante ed evita di includere informazioni o conversazioni extra. Una volta presa una decisione, cattura il processo di voto e il risultato, sia di chi ha votato a favore che di chi ha votato contro.

Passaggio 4. Annota la riunione successiva

Se ne è stata programmata un'altra durante la riunione, registrane anche i dettagli, tra cui data e ora, eventuali punti all'ordine del giorno o qualsiasi accenno al fatto che verranno condivisi.

Fase 5. Rivedere e distribuire

Una volta completato, si prega di rivedere gli appunti per verificarne l'accuratezza. Assicurarsi che tutto sia formattato correttamente e facile da capire. Dopodiché, distribuirlo ai partecipanti il prima possibile e a tutti coloro che non hanno partecipato in modo che tutti rimangano informati.

Strumento indispensabile per registrare verbali di riunione accurati

Dopo aver conosciuto i passaggi dettagliati su come registrare i verbali delle riunioni, quale strumento è il migliore per svolgere il compito in modo accurato? Interrompere la ricerca, poiché AnyRec Screen Recorder è qui! Fornendoti solo registrazioni di alta qualità, questo programma cattura tutto ciò che vedi sullo schermo con chiarezza e precisione, che si tratti di schermo intero, area selezionata o finestra attiva. Inoltre, cattura l'audio dal sistema e dal microfono contemporaneamente, offrendoti maggiore flessibilità per qualsiasi attività di registrazione. Puoi anche usare il suo editor integrato, che ti consente di tagliare, tagliare e aggiungere annotazioni, migliorando ulteriormente i verbali delle riunioni registrati.

Passo 1.Corri il AnyRec Screen Recorder e seleziona l'opzione "Video Recorder" dall'elenco delle modalità di registrazione. Quindi, scegli di registrare l'area dello schermo "Full" o "Custom". Puoi cambiare l'area di cattura per entrambe trascinando il fotogramma.

Passo 2.Per impostare le impostazioni desiderate, clicca sul pulsante "Impostazioni" e vai direttamente alla scheda "Output". Puoi anche attivare "Suono di sistema" per registrare l'audio della tua riunione.

Passaggio 3.Se pronto, clicca sul pulsante "REC". Durante la registrazione della riunione, sei libero di annotare sullo schermo e di fare screenshot tramite la barra degli strumenti.

Passaggio 4.Dopo un po', clicca sul pulsante "Stop". Verrai reindirizzato alla finestra di anteprima, dove potrai controllare la riunione registrata e vedere se sono necessari dei tagli per alcune sezioni. Una volta soddisfatto, clicca sul pulsante "Save".

Modelli di verbali di riunione popolari

Dopo aver scoperto il miglior strumento per registrare i verbali delle riunioni, un aiuto per avere un processo semplificato è avere un modello. Con un modello perfetto, puoi dare una struttura chiara a tutte le informazioni cruciali. Fortunatamente, ci sono tonnellate di modelli di verbali di riunioni popolari progettati per soddisfare i tuoi formati di verbali di riunioni specifici. Scopri ora il modello migliore per le tue riunioni di seguito.

1. Modelli standard di verbali delle riunioni

Il modello standard è fatto per darti una struttura di base per la registrazione. Di solito sono usati per riunioni di routine in cui è richiesta una registrazione minima delle discussioni. Questo modello copre le informazioni di base della riunione come data, ora, luogo e partecipanti, così come il riepilogo delle decisioni e delle azioni da intraprendere.

2. Modelli dettagliati di verbali delle riunioni

Segue il modello dettagliato, perfetto per le riunioni che necessitano di un resoconto completo e approfondito. Questo formato di verbale di riunione include sezioni più approfondite, come la ripartizione dettagliata delle discussioni e dei punti sollevati durante la riunione. Contiene anche sottotitoli per ogni ordine del giorno, voci di azione specifiche e scadenze.

3. Modelli di verbali formali delle riunioni

Nel frattempo, in questo esempio di verbale di riunione, le riunioni del consiglio o altre sessioni aziendali in genere lo hanno utilizzato. Questo modello di formato include sezioni in stile legale per i voti, nonché dettagli della riunione, ad esempio data, ora e partecipanti. Inoltre, ha spazio per registrare le mozioni, l'esito dei voti e qualsiasi risoluzione approvata.

4. Modelli di verbali di riunioni informali

D'altro canto, il modello informale è molto più easygoing e utilizzato per sessioni informali di team. Con questo modello di verbale di riunione, catturi le idee principali e i punti chiave. Di solito contiene i dettagli della riunione, un riepilogo e decisioni e azioni di follow-up.

5. Modelli di verbali delle riunioni con i clienti

I modelli client sono creati per registrare le conversazioni con i clienti. Questi modelli includono informazioni sui clienti, obiettivi, discussioni, decisioni prese e azioni da intraprendere insieme alle scadenze. Hanno anche spazio per preoccupazioni specifiche del cliente, aiutando a mantenere una chiara registrazione degli accordi.

6. Modelli di verbali delle riunioni di formazione

Infine, i modelli di formazione sono per sessioni di formazione o workshop. Utilizzando questo esempio di verbale di riunione, devi catturare punti chiave, attività, obiettivi e feedback dai partecipanti. Inoltre, è composto da domande sollevate e risultati della sessione. Anche le attività di follow-up dopo la formazione dovrebbero essere annotate.

Suggerimenti per scrivere i verbali delle riunioni

Prima di chiudere l'intero post sulla registrazione dei verbali delle riunioni, devi avere un'idea di come renderli più efficaci. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a catturare i punti importanti e assicurarti che i verbali delle tue riunioni siano utili:

• Siate concisi. Devi solo attenerti ai punti principali per evitare dettagli extra. Concentrati sul riassunto della discussione e delle decisioni prese.

• Utilizza i punti elenco. L'uso di elenchi puntati ti aiuterà a suddividere tutte le informazioni in modo facilmente comprensibile.

• Usa parole chiare e semplici. Evitate qualsiasi linguaggio complicato, poiché il vostro obiettivo è quello di registrare verbali di riunione che siano comprensibili a tutti.

• Mantieni un atteggiamento neutrale. Non esprimere opinioni personali; registra semplicemente ciò che è stato discusso e deciso, senza essere di parte.

• Utilizzare un formato coerente. Utilizzando un formato o un modello coerente per i verbali delle riunioni, puoi aiutare i lettori a trovare rapidamente le informazioni importanti.

• Evidenzia le azioni da intraprendere. Assicurati che le attività siano facili da individuare; puoi evidenziare chi è il responsabile di ogni attività e scadenza.

• Revisionare. Prima di condividere i tuoi verbali, prenditi il tempo di rileggerli per verificare che l'ortografia, la grammatica e la formattazione siano corrette.

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