Înregistrați minutele întâlnirii: ce să includeți, sfaturi și multe altele

Procesele-verbale ale ședințelor reprezintă înregistrarea a ceea ce are loc în timpul unei ședințe, servind ca un instrument crucial pentru documentarea oricăror discuții importante. Puteți înregistra procesele-verbale de întâlnire? Efectuarea procesului-verbal de întâlnire captează deciziile, astfel încât toată lumea să fie bine informată, chiar și cei care au ratat-o. Cum? Postarea de astăzi va deschide calea, împărtășindu-vă ce să includeți în procesele-verbale de întâlnire, sfaturi, cum să scrieți procesele-verbale ale întâlnirilor și multe altele. Derulează în jos acum!

Ce să includeți în procesul-verbal al ședinței dvs

Când doriți să înregistrați minutele întâlnirii, este bine să știți ce detalii importante ar trebui să captați. În procesul-verbal al întâlnirii, ar trebui să furnizați un rezumat clar, care poate fi căutat mai târziu de către toți cei din întâlnire. Consultați următoarele elemente pe care ar trebui să le includeți pentru a vă garanta că procesele-verbale ale întâlnirii sunt complete și eficiente.

• Detalii întâlnire. Aceste detalii includ data și ora exactă, locația, participanții, cei care nu au putut participa, facilitatorul și punctele de pe ordinea de zi care vor fi discutate pe parcursul întâlnirii.

• Discuții și puncte. Asigurați-vă că rezumați pe scurt toate punctele cruciale, acestea pot fi argumente, idei sau propuneri.

• Deciziile luate. O înregistrare clară a oricăror decizii care au fost convenite de toată lumea în timpul întâlnirii.

• Detaliile următoarei întâlniri. Dacă a fost programat, puteți include data și ora următoarei întâlniri împreună cu punctele preliminare ale ordinii de zi despre care se va discuta.

Cum să înregistrați procesele-verbale ale ședinței

Acum, este timpul să înregistrați minutele întâlnirii! A ști cum să faci este o abilitate necesară care asigură păstrarea informațiilor cruciale pentru referințe viitoare. Urmăriți cu atenție pașii de mai jos pentru a înregistra procesele-verbale de întâlnire într-un mod organizat.

Pasul 1. Pregătiți totul dinainte

Înainte de a începe întâlnirea, verificați de două ori ordinea de zi și familiarizați-vă cu toate subiectele care vor fi discutate. Dacă doriți, puteți contacta organizatorul pentru a clarifica câteva așteptări pentru minute.

Pasul 2. Înregistrați procesele-verbale ale ședinței

La început, asigurați-vă că notați toate detaliile, cum ar fi data și ora, locația, lista participanților, inclusiv absenții și numele organizatorului. Pe măsură ce discuțiile se desfășoară, acordați atenție oricăror decizii luate și fiecărei sarcini.

Pasul 3. Rezumați discuțiile

În timpul sesiunii, concentrați-vă doar pe detaliile critice, în loc să le notați pe toate. Captați fiecare argument major și evitați să includeți informații sau conversații suplimentare. Odată luată o decizie, surprindeți procesul de vot și rezultatul, atât cei care au votat pentru, cât și împotrivă.

Pasul 4. Notați următoarea întâlnire

În cadrul întâlnirii, dacă a fost programată alta, înregistrați și detaliile, inclusiv data și ora, punctele de pe ordinea de zi, dacă sunt disponibile, sau orice mențiune că vor fi partajate.

Pasul 5. Examinați și distribuiți

După finalizare, vă rugăm să verificați notele pentru exactitate. Asigurați-vă că totul este formatat corect și ușor de înțeles. După aceea, distribuiți-l participanților cât mai curând posibil și tuturor celor care nu au participat, astfel încât toată lumea să fie informată.

Instrument indispensabil pentru a înregistra minutele exacte ale întâlnirilor

După ce cunoașteți pașii detaliați cu privire la modul de înregistrare a proceselor verbale de întâlnire, care instrument este cel mai bun pentru a realiza sarcina cu precizie? Opriți căutarea, așa cum AnyRec Screen Recorder este aici! Oferind doar înregistrări de înaltă calitate, acest program surprinde totul de pe ecran cu claritate și precizie, indiferent dacă este pe ecran complet, zonă selectată sau o fereastră activă. În plus, captează sunetul de la sistem și de la microfon în același timp, oferindu-vă mai multă flexibilitate pentru oricare dintre sarcinile dvs. de înregistrare. Vă puteți bucura și de editorul său încorporat, permițându-vă să decupați, să tăiați și să adăugați adnotări, îmbunătățind și mai mult minutele înregistrate de întâlnire.

Pasul 1.Rulați AnyRec Screen Recorder și selectați opțiunea „Video Recorder” din lista modurilor de înregistrare. Apoi, alegeți să înregistrați zona de ecran „Completă” sau „Personalizată”. Puteți modifica zona de captură pentru ambele trăgând cadrul.

Pasul 2.Pentru a seta setările dorite, faceți clic pe butonul „Setări” și mergeți direct la fila „Ieșire”. De asemenea, puteți activa „System Sound” pentru a înregistra sunetul de la întâlnirea dvs.

Pasul 3.Dacă este gata, faceți clic pe butonul „REC”. În timpul înregistrării întâlnirii, sunteți liber să adnotați pe ecran și să faceți capturi de ecran prin bara de instrumente.

Pasul 4.După un timp, faceți clic pe butonul „Oprire”. Veți fi redirecționat către fereastra de previzualizare, unde puteți verifica întâlnirea înregistrată și puteți vedea dacă sunt necesare decupări pentru unele secțiuni. Odată mulțumit, faceți clic pe butonul „Salvați”.

Modele populare de procese-verbale de întâlnire

După ce ați cunoscut cel mai bun instrument pentru a înregistra procesele-verbale de întâlnire, a vă ajuta să aveți un proces simplificat este să aveți un șablon. Cu un șablon perfect, puteți oferi o structură clară a tuturor informațiilor cruciale. Din fericire, există o mulțime de șabloane populare de procese-verbale de întâlnire concepute pentru a corespunde formatelor specifice ale proceselor verbale de întâlnire. Descoperă acum cel mai bun șablon pentru întâlnirile tale în cele ce urmează.

1. Șabloane standard pentru procesele-verbale ale ședințelor

Șablonul standard este creat pentru a vă oferi o structură de bază pentru înregistrare. Ele sunt de obicei folosite pentru întâlniri de rutină în care este necesară o înregistrare minimă a discuțiilor. Acest șablon acoperă informațiile de bază ale întâlnirii, cum ar fi data, ora, locația și participanții, precum și rezumatul deciziilor și elementelor de acțiune.

2. Șabloane detaliate pentru procesele-verbale ale ședințelor

Urmează șablonul detaliat, care este perfect pentru întâlnirile care au nevoie de o înregistrare amănunțită și completă. Acest format de proces verbal de întâlnire include secțiuni mai profunde, cum ar fi defalcarea detaliată a discuțiilor și punctele făcute în timpul întâlnirii. De asemenea, conține subtitluri pentru fiecare ordine de zi, puncte de acțiune specifice și termene limită.

3. Șabloane de procese-verbale oficiale ale ședințelor

Între timp, în acest eșantion de proces-verbal de întâlnire, ședințele consiliului de administrație sau alte sesiuni corporative au folosit de obicei acest lucru. Acest șablon de format include secțiuni în stil legal pentru voturi, precum și detalii despre întâlnire, de exemplu, data, ora și participanții. În plus, are spațiu pentru înregistrarea moțiunilor, a rezultatului voturilor și a oricăror rezoluții adoptate.

4. Șabloane de procese-verbale informale ale ședințelor

Pe de altă parte, șablonul informal este mult mai ușor de înțeles și utilizat pentru sesiunile ocazionale de echipă. Cu acest șablon de proces verbal de întâlnire, captați ideile principale și punctele cheie. De obicei, conține detalii despre întâlnire, un rezumat și decizii și acțiuni ulterioare.

5. Șabloane de procese-verbale pentru întâlnirea clienților

Șabloanele de clienți sunt create pentru a înregistra conversațiile cu clienții. Aceste șabloane includ informații despre clienți, obiective, discuții, decizii luate și elemente de acțiune împreună cu termenele limită. De asemenea, are spațiu pentru preocupările specifice clientului, ajutând la menținerea unei evidențe clare a acordurilor.

6. Șabloane de procese-verbale ale ședințelor de instruire

În cele din urmă, șabloanele de instruire sunt pentru sesiuni de instruire sau ateliere. Folosind acest exemplu de proces verbal de întâlnire, trebuie să captați puncte cheie, activități, obiective și feedback de la participanți. De asemenea, constă din întrebările ridicate și rezultatele sesiunii. Sarcinile ulterioare după antrenament trebuie de asemenea remarcate.

Sfaturi pentru redactarea procesului-verbal de întâlnire

Înainte de a închide toată această postare despre înregistrarea minutelor întâlnirii, trebuie să aveți o idee despre cum să o faceți mai eficientă. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să capturați punctele importante și să vă asigurați că procesele-verbale de întâlnire sunt utile:

• Fii concis. Trebuie doar să rămâi la punctele principale pentru a evita detalii suplimentare. Concentrați-vă pe rezumarea discuției și a deciziilor luate.

• Utilizați punctele marcante. Utilizarea punctelor marcatoare vă va ajuta să defalcați toate informațiile într-un mod ușor de înțeles.

• Folosiți cuvinte clare și simple. Evitați orice limbaj complicat, deoarece scopul dvs. este să înregistrați minutele de întâlnire care să fie înțelese de toată lumea.

• Păstrează-l neutru. Nu folosi opinii personale; pur și simplu înregistrați ceea ce a fost discutat și hotărât fără a fi părtinitor.

• Utilizați formatul consecvent. Cu un format sau un șablon consecvent pentru procesele-verbale de întâlnire, puteți ajuta cititorii să găsească rapid informațiile importante.

• Evidențiați elemente de acțiune. Asigurați-vă că elementele de acțiune sunt ușor de localizat; puteți evidenția cine este responsabilul pentru fiecare sarcină și termen limită.

• Verificați. Înainte de a vă împărtăși minutele, acordați-vă timp pentru a le corecta pentru a vedea dacă ortografia, gramatica și formatarea sunt corecte.

Articol înrudit

• 2 moduri de a înregistra întâlnirile BlueJeans ca gazdă sau participant
• Cum să înregistrați întâlniri Lync la calitate înaltă (Skype pentru afaceri)
• Cum să înregistrați o întâlnire Webex ca participant sau gazdă [Nou]
• Cum să înregistrați întâlnirea Zoom fără permisiune (2025 actualizat)