Запишите протокол собрания: что включить, советы и многое другое

Протоколы собраний — это запись того, что происходит во время собрания, служащая важнейшим инструментом для документирования любых важных обсуждений. Можете ли вы записывать протоколы собраний? Ведение эффективных протоколов собраний фиксирует решения, так что все будут хорошо проинформированы, даже те, кто их пропустил. Как? Сегодняшний пост будет прокладывать путь, поделившись с вами тем, что включать в протоколы собраний, советами, как вести протоколы собраний и многим другим. Прокрутите вниз сейчас!

Что следует включить в протокол собрания

Когда вы хотите записать протоколы собраний, хорошо, если вы знаете, какие важные детали вы должны зафиксировать. В своих протоколах собраний вы должны предоставить четкое резюме, которое может быть найдено позже всеми участниками собрания. Ознакомьтесь со следующими элементами, которые вы должны включить, чтобы гарантировать, что ваши протоколы собраний полны и эффективны.

• Подробности встречи. Эти данные включают точную дату и время, место, участников, тех, кто не смог присутствовать, ведущего и пункты повестки дня, которые будут обсуждаться в ходе встречи.

• Обсуждение и пункты. Обязательно кратко изложите все важные моменты: это могут быть аргументы, идеи или предложения.

• Решения приняты. Четкая запись всех решений, принятых всеми участниками встречи.

• Подробности следующей встречи. Если встреча была запланирована, вы можете указать дату и время следующей встречи, а также предварительные пункты повестки дня, которые будут обсуждаться.

Как вести протокол собрания

Теперь пришло время записывать протоколы встреч! Знание того, как это сделать, является необходимым навыком, который гарантирует сохранение важной информации для дальнейшего использования. Тщательно выполните следующие шаги, чтобы записывать протоколы встреч организованным образом.

Шаг 1. Подготовьте все заранее

Прежде чем начать встречу, дважды проверьте повестку дня и ознакомьтесь со всеми темами, которые будут обсуждаться. Если хотите, вы можете обратиться к организатору, чтобы уточнить некоторые ожидания относительно протокола.

Шаг 2. Запишите протокол собрания

В начале убедитесь, что вы записали все детали, такие как дата и время, место, список участников, включая отсутствующих, и имя организатора. По мере развития обсуждений обращайте внимание на любые принятые решения и каждую задачу.

Шаг 3. Подведение итогов обсуждений

Во время сессии сосредоточьтесь только на важных деталях, а не записывайте их все. Запишите каждый важный аргумент и избегайте включения дополнительной информации или разговоров. После принятия решения зафиксируйте процесс голосования и результат, как тех, кто голосовал за, так и тех, кто против.

Шаг 4. Отметьте следующую встречу

На собрании, если запланировано еще одно, также запишите подробности, включая дату и время, пункты повестки дня, если таковые имеются, или любые упоминания о том, что они будут обсуждены.

Шаг 5. Просмотр и распространение

После завершения, пожалуйста, проверьте точность своих записей. Убедитесь, что все правильно отформатировано и понятно. После этого как можно скорее раздайте его участникам и всем тем, кто не присутствовал, чтобы все были в курсе.

Необходимый инструмент для ведения точных протоколов совещаний

Зная подробные шаги по записи протоколов совещаний, какой инструмент лучше всего подходит для точного выполнения задачи? Остановите поиск, так как AnyRec Screen Recorder здесь! Предоставляя вам только высококачественные записи, эта программа захватывает все на вашем экране с четкостью и точностью, будь то полный экран, выбранная область или активное окно. Более того, она захватывает звук из системы и микрофона одновременно, предоставляя вам больше гибкости для любых ваших задач записи. Вы также можете воспользоваться его встроенным редактором, позволяющим вам обрезать, вырезать и добавлять аннотации, еще больше улучшая ваши записанные протоколы встреч.

Шаг 1.Запустите AnyRec Screen Recorder и выберите опцию "Video Recorder" из списка режимов записи. Затем выберите запись области экрана "Full" или "Custom". Вы можете изменить область захвата для обоих вариантов, потянув за рамку.

Шаг 2.Чтобы задать нужные настройки, нажмите кнопку «Настройки» и перейдите на вкладку «Вывод». Вы также можете включить «Системный звук», чтобы записывать аудио с вашей встречи.

Шаг 3.Если вы готовы, нажмите кнопку «ЗАПИСЬ». Во время записи встречи вы можете свободно комментировать на экране и делать снимки экрана с помощью панели инструментов.

Шаг 4.Через некоторое время нажмите кнопку «Стоп». Вы будете перенаправлены в окно предварительного просмотра, где вы можете проверить записанную встречу и посмотреть, нужны ли обрезки для некоторых разделов. Когда все будет удовлетворено, нажмите кнопку «Сохранить».

Популярные шаблоны протоколов собраний

После того, как вы узнали о лучшем инструменте для записи протоколов собраний, шаблон поможет вам оптимизировать процесс. С идеальным шаблоном вы можете дать четкую структуру всей важной информации. К счастью, есть множество популярных шаблонов протоколов собраний, разработанных для соответствия вашим конкретным форматам протоколов собраний. Откройте для себя лучший шаблон для ваших собраний в следующем.

1. Стандартные шаблоны протоколов собраний

Стандартный шаблон создан, чтобы дать вам базовую структуру для записи. Обычно они используются для рутинных встреч, где требуется минимальная запись обсуждений. Этот шаблон охватывает основную информацию о встрече, такую как дата, время, место и участники, а также резюме решений и пунктов действий.

2. Подробные шаблоны протоколов собраний

Далее следует подробный шаблон, который идеально подходит для собраний, требующих тщательного и полного отчета. Этот формат протокола собрания включает более глубокие разделы, такие как подробный анализ обсуждений и пунктов, высказанных во время собрания. Он также содержит подзаголовки для каждой повестки дня, конкретные пункты действий и сроки.

3. Шаблоны протоколов официальных собраний

Между тем, в этом образце протокола собрания, заседания совета директоров или другие корпоративные сессии обычно использовали это. Этот шаблон формата включает разделы в юридическом стиле для голосований, а также подробности собрания, например, дату, время и участников. Кроме того, в нем есть место для записи предложений, результатов голосования и любых принятых резолюций.

4. Шаблоны протоколов неформальных встреч

С другой стороны, неформальный шаблон гораздо более прост и используется для неформальных сессий команды. С помощью этого шаблона протокола встречи вы фиксируете основные идеи и ключевые моменты. Обычно он содержит детали встречи, резюме и последующие решения и действия.

5. Шаблоны протоколов встреч с клиентами

Шаблоны клиентов созданы для записи разговоров с клиентами. Эти шаблоны включают информацию о клиенте, цели, обсуждения, принятые решения и пункты действий вместе с крайними сроками. В нем также есть место для проблем, связанных с клиентом, что помогает вести четкую запись соглашений.

6. Шаблоны протоколов учебных совещаний

Наконец, шаблоны обучения предназначены для учебных сессий или семинаров. Используя этот пример протокола встречи, вы должны зафиксировать ключевые моменты, действия, цели и отзывы участников. Кроме того, он состоит из поднятых вопросов и результатов сессии. Последующие задачи после обучения также должны быть отмечены.

Советы по написанию протоколов совещаний

Прежде чем закрыть весь этот пост о записи протоколов собраний, вы должны иметь представление о том, как сделать его более эффективным. Вот несколько советов, которые помогут вам зафиксировать важные моменты и убедиться, что ваши протоколы собраний полезны:

• Будьте кратки. Вам просто нужно придерживаться основных моментов, чтобы избежать лишних деталей. Сосредоточьтесь на подведении итогов обсуждения и принятых решений.

• Используйте маркированные списки. Использование маркированных списков поможет вам разбить всю информацию на простые и понятные части.

• Используйте понятные и простые слова. Избегайте сложных формулировок, поскольку ваша цель — составить протокол встречи, понятный всем.

• Сохраняйте нейтралитет. Не высказывайте никаких личных мнений; просто запишите, что обсуждалось и было решено, без предвзятости.

• Используйте единый формат. Используя единый формат или шаблон протокола заседания, вы можете помочь читателям быстро находить важную информацию.

• Выделите элементы действий. Убедитесь, что элементы действий легко найти; вы можете указать, кто отвечает за каждую задачу и крайний срок ее выполнения.

• Вычитано. Прежде чем поделиться своим протоколом, выделите время на его вычитку, чтобы убедиться в правильности орфографии, грамматики и форматирования.

Связанная статья

• 2 способа записать встречи BlueJeans в качестве организатора или участника
• Как записывать встречи Lync с высоким качеством (Skype для бизнеса)
• Как записать совещание Webex в качестве участника или организатора [Новое]
• Как записать конференцию Zoom без разрешения (обновлено в 2025 году)