Ghi biên bản cuộc họp: Những nội dung cần ghi, mẹo và nhiều thông tin khác

Biên bản cuộc họp là bản ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp, đóng vai trò là công cụ quan trọng để ghi lại bất kỳ cuộc thảo luận quan trọng nào. Bạn có thể ghi lại biên bản cuộc họp không? Việc ghi lại biên bản cuộc họp hiệu quả sẽ ghi lại các quyết định để mọi người đều được tóm tắt đầy đủ, ngay cả những người đã bỏ lỡ. Làm thế nào? Bài đăng hôm nay sẽ hướng dẫn bạn, chia sẻ với bạn những gì cần đưa vào biên bản cuộc họp, mẹo, cách ghi biên bản cuộc họp và nhiều thông tin khác. Cuộn xuống ngay!

Những gì cần đưa vào biên bản cuộc họp của bạn

Khi bạn muốn ghi lại biên bản cuộc họp, thật tuyệt nếu bạn biết những chi tiết quan trọng nào bạn cần ghi lại. Trong biên bản cuộc họp, bạn nên cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng để mọi người trong cuộc họp có thể tra cứu sau. Kiểm tra các yếu tố sau đây mà bạn nên đưa vào để đảm bảo biên bản cuộc họp của bạn đầy đủ và hiệu quả.

• Chi tiết cuộc họp. Những thông tin chi tiết này bao gồm ngày giờ chính xác, địa điểm, người tham dự, những người không thể tham dự, người điều phối và các mục trong chương trình nghị sự sẽ được thảo luận trong suốt cuộc họp.

• Thảo luận và ý kiến. Hãy tóm tắt ngắn gọn tất cả các điểm quan trọng, chúng có thể là lập luận, ý tưởng hoặc đề xuất.

• Quyết định đã được đưa ra. Ghi chép rõ ràng mọi quyết định đã được mọi người nhất trí trong cuộc họp.

• Chi tiết cuộc họp tiếp theo. Nếu đã lên lịch, bạn có thể bao gồm ngày và giờ của cuộc họp tiếp theo cùng với các mục trong chương trình nghị sự sơ bộ sẽ được thảo luận.

Cách ghi biên bản cuộc họp

Bây giờ, đã đến lúc ghi biên bản cuộc họp! Biết cách ghi biên bản cuộc họp là một kỹ năng cần thiết đảm bảo thông tin quan trọng được lưu lại để tham khảo trong tương lai. Hãy cẩn thận thực hiện theo các bước dưới đây để ghi biên bản cuộc họp theo cách có tổ chức.

Bước 1. Chuẩn bị mọi thứ trước thời hạn

Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy kiểm tra lại chương trình nghị sự và làm quen với tất cả các chủ đề sẽ được thảo luận. Nếu muốn, bạn có thể liên hệ với người tổ chức để làm rõ một số kỳ vọng cho biên bản.

Bước 2. Ghi biên bản cuộc họp

Khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn ghi lại tất cả các chi tiết, như ngày giờ, địa điểm, danh sách người tham dự, bao gồm cả người vắng mặt và tên của người tổ chức. Khi thảo luận diễn ra, hãy chú ý đến mọi quyết định được đưa ra và từng nhiệm vụ.

Bước 3. Tóm tắt các cuộc thảo luận

Trong phiên họp, chỉ tập trung vào các chi tiết quan trọng thay vì viết tất cả ra. Ghi lại mọi lập luận chính và tránh đưa thêm thông tin hoặc cuộc trò chuyện. Sau khi đã đưa ra quyết định, hãy ghi lại quá trình bỏ phiếu và kết quả, cả những người bỏ phiếu thuận và chống.

Bước 4. Ghi chú cuộc họp tiếp theo

Trong cuộc họp, nếu có cuộc họp khác được lên lịch, hãy ghi lại các chi tiết, bao gồm ngày giờ, các mục trong chương trình nghị sự nếu có hoặc bất kỳ thông tin nào cho biết chúng sẽ được chia sẻ.

Bước 5. Xem xét và Phân phối

Sau khi hoàn tất, vui lòng xem lại ghi chú của bạn để đảm bảo tính chính xác. Đảm bảo mọi thứ được định dạng đúng và dễ hiểu. Sau đó, hãy phân phối cho những người tham dự càng sớm càng tốt và cho tất cả những người không tham dự để mọi người đều được cập nhật thông tin.

Công cụ cần có để ghi lại biên bản cuộc họp chính xác

Khi biết các bước chi tiết về cách ghi biên bản cuộc họp, công cụ nào là tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác? Dừng tìm kiếm, vì AnyRec Screen Recorder đã có mặt! Chỉ cung cấp cho bạn các bản ghi chất lượng cao, chương trình này ghi lại mọi thứ trên màn hình của bạn một cách rõ ràng và chính xác, cho dù đó là toàn màn hình, khu vực được chọn hay cửa sổ đang hoạt động. Hơn nữa, nó ghi lại âm thanh từ hệ thống và micrô cùng lúc, mang đến cho bạn sự linh hoạt hơn cho bất kỳ tác vụ ghi âm nào của mình. Bạn cũng có thể tận hưởng trình chỉnh sửa tích hợp của nó, cho phép bạn cắt, cắt và thêm chú thích, cải thiện biên bản cuộc họp đã ghi của bạn hơn nữa.

Bước 1.Chạy AnyRec Screen Recorder và chọn tùy chọn "Video Recorder" từ danh sách chế độ ghi. Tiếp theo, chọn ghi vùng màn hình "Full" hoặc "Custom". Bạn có thể thay đổi vùng chụp cho cả hai bằng cách kéo khung.

Bước 2.Để thiết lập cài đặt mong muốn, hãy nhấp vào nút "Cài đặt" và đi thẳng đến tab "Đầu ra". Bạn cũng có thể bật "Âm thanh hệ thống" để ghi âm cuộc họp của mình.

Bước 3.Nếu đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút "GHI". Trong quá trình ghi lại cuộc họp, bạn có thể thoải mái chú thích trên màn hình và chụp ảnh màn hình thông qua thanh công cụ.

Bước 4.Sau một lúc, nhấp vào nút "Dừng". Bạn sẽ được chuyển hướng đến cửa sổ xem trước, nơi bạn có thể kiểm tra cuộc họp đã ghi lại và xem có cần cắt bớt một số phần hay không. Khi đã hài lòng, hãy nhấp vào nút "Lưu".

Mẫu biên bản cuộc họp phổ biến

Sau khi tìm hiểu công cụ tốt nhất để ghi biên bản cuộc họp, giúp bạn có một quy trình hợp lý là có một mẫu. Với một mẫu hoàn hảo, bạn có thể đưa ra cấu trúc rõ ràng cho tất cả các thông tin quan trọng. May mắn thay, có rất nhiều mẫu biên bản cuộc họp phổ biến được thiết kế để đáp ứng các định dạng biên bản cuộc họp cụ thể của bạn. Khám phá ngay mẫu tốt nhất cho các cuộc họp của bạn trong phần sau.

1. Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn

Mẫu chuẩn được tạo ra để cung cấp cho bạn cấu trúc cơ bản để ghi chép. Chúng thường được sử dụng cho các cuộc họp thường lệ, nơi cần ghi chép tối thiểu các cuộc thảo luận. Mẫu này bao gồm thông tin cuộc họp cơ bản như ngày, giờ, địa điểm và người tham gia, cũng như tóm tắt các quyết định và mục hành động.

2. Mẫu biên bản cuộc họp chi tiết

Tiếp theo là mẫu chi tiết, hoàn hảo cho các cuộc họp cần biên bản đầy đủ và toàn diện. Định dạng biên bản cuộc họp này bao gồm các phần sâu hơn, chẳng hạn như phân tích chi tiết các cuộc thảo luận và các điểm được đưa ra trong cuộc họp. Nó cũng chứa các tiêu đề phụ cho từng chương trình nghị sự, các mục hành động cụ thể và thời hạn.

3. Mẫu biên bản cuộc họp chính thức

Trong khi đó, trong mẫu biên bản cuộc họp này, các cuộc họp hội đồng quản trị hoặc các phiên họp công ty khác thường sử dụng điều này. Mẫu định dạng này bao gồm các phần theo phong cách pháp lý để bỏ phiếu, cũng như thông tin chi tiết về cuộc họp, ví dụ: ngày, giờ và người tham dự. Ngoài ra, nó có chỗ để ghi lại các động thái, kết quả bỏ phiếu và bất kỳ nghị quyết nào được thông qua.

4. Mẫu biên bản cuộc họp không chính thức

Mặt khác, mẫu không chính thức dễ chịu hơn nhiều và được sử dụng cho các phiên họp nhóm không chính thức. Với mẫu biên bản cuộc họp này, bạn nắm bắt được các ý chính và điểm chính. Nó thường có thông tin chi tiết về cuộc họp, tóm tắt và các quyết định và hành động tiếp theo.

5. Mẫu biên bản cuộc họp khách hàng

Mẫu khách hàng được xây dựng để ghi lại các cuộc trò chuyện với khách hàng. Các mẫu này bao gồm thông tin khách hàng, mục tiêu, thảo luận, quyết định đã đưa ra và các mục hành động cùng với thời hạn. Nó cũng có chỗ cho các mối quan tâm cụ thể của khách hàng, giúp duy trì hồ sơ thỏa thuận rõ ràng.

6. Mẫu biên bản họp đào tạo

Cuối cùng, các mẫu đào tạo dành cho các buổi đào tạo hoặc hội thảo. Sử dụng ví dụ về biên bản cuộc họp này, bạn phải nắm bắt các điểm chính, hoạt động, mục tiêu và phản hồi từ những người tham dự. Ngoài ra, nó bao gồm các câu hỏi được nêu ra và kết quả từ phiên họp. Các nhiệm vụ theo dõi sau khi đào tạo cũng cần được ghi chú.

Mẹo viết biên bản cuộc họp

Trước khi kết thúc toàn bộ bài viết này về việc ghi biên bản cuộc họp, bạn phải có ý tưởng về cách làm cho nó hiệu quả hơn. Sau đây là một số mẹo giúp bạn nắm bắt các điểm quan trọng và đảm bảo biên bản cuộc họp của bạn hữu ích:

• Hãy súc tích. Bạn chỉ cần bám sát vào các điểm chính để tránh các chi tiết thừa. Tập trung vào phần tóm tắt thảo luận và các quyết định đã đưa ra.

• Sử dụng dấu đầu dòng. Sử dụng dấu đầu dòng sẽ giúp bạn phân tích tất cả thông tin theo cách dễ hiểu.

• Sử dụng từ ngữ rõ ràng và đơn giản. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp vì mục tiêu của bạn là ghi lại biên bản cuộc họp sao cho mọi người đều hiểu.

• Giữ thái độ trung lập. Không sử dụng bất kỳ ý kiến cá nhân nào; chỉ cần ghi lại những gì đã được thảo luận và quyết định mà không thiên vị.

• Sử dụng định dạng nhất quán. Với định dạng hoặc mẫu biên bản cuộc họp thống nhất, bạn có thể giúp người đọc tìm thấy thông tin quan trọng một cách nhanh chóng.

• Đánh dấu các mục hành động. Đảm bảo các mục hành động dễ tìm; bạn có thể nêu bật người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và thời hạn.

• Đọc lại. Trước khi chia sẻ biên bản, hãy dành thời gian đọc lại để xem lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng có đúng không.

Bài viết liên quan

• 2 cách ghi lại cuộc họp BlueJeans với tư cách là người chủ trì hoặc người tham gia
• Cách ghi lại cuộc họp Lync với chất lượng cao (Skype for Business)
• Cách ghi lại cuộc họp Webex với tư cách là người tham gia hoặc người chủ trì [Mới]
• Cách ghi lại cuộc họp Zoom mà không cần sự cho phép (Cập nhật năm 2025)